Entrée en vigueur de la SVE (Saisine par voie électronique)

Entrée en vigueur de la SVE (Saisine par voie électronique)

La saisine de l'administration est ouverte à tous les usagers depuis le 7 novembre 2016, et ce qu'il s'agisse de particuliers, d'entreprises ou d'associations.

Demander à sa mairie une information ou un document par mail n'a certes rien de neuf, et la plupart des collectivités sont habituées à échanger par mail avec leurs usagers. Ce qui change, c'est que dorénavant, les services des administrations ne peuvent plus demander à l'usager de faire ou de terminer sa démarche par un autre moyen non-dématérialisé.

Les contraintes de la SVE occasionnées pour la collectivité

En résumé, voici les principales disposition prises par l'ordonnance du 7/11/2016 au sujet de la SVE :

  • L'administration doit envoyer à l'usager un accusé de réception de la demande qu'elle a reçue.
  • Lorsque l'ARE n'est pas instantané, un accusé d'enregistrement électronique (AEE) qui mentionne l'heure et le jour de réception est adressé à l'usager.
  • Si la demande est incomplète, l'administration fait connaître à l'usager les pièces manquantes.
  • Lorsqu'une demande est adressée à un service incompétent, ce dernier doit la transmettre à l'autorité compétente et en informer l'usager.
  • L'usager doit savoir le prénom, le nom, la qualité et l'adresse administrative de l'agent en charge de traiter sa demande.
  • Les courriers adressés à l'usager doivent les mentionner.
  • L'anonymat de l'agent ne peut être invoqué que pour des motifs de sécurité publique ou des personnes.
  • Les délais dont dispose l'administration pour répondre à une demande sont variables et dépendent de la nature de la demande, de son urgence, de la matière concernée et de sa complexité éventuelle.
  • Depuis le 12 novembre 2014, la règle générale est que si l'administration n'a pas répondu dans un délai de 2 mois, la demande est acceptée. Cette règle comporte néanmoins de nombreuses exceptions.
  • Des délais différents existent dans certains cas. Ils peuvent être plus courts ou plus longs (par exemple 5 mois pour l'obtention d'un permis de construire).

Comment mettre le site internet de sa commune en conformité avec la SVE ?

La collectivité doit proposer un télé-service ou un formulaire permettant aux usagers d'entrer en contact avec la collectivité. Le moyen le plus simple pour mettre en place des services conformes à la SVE est d'utiliser le composant Joomlaform développé par ADJOOMLA.

L'extension Joomladform permet en effet de :

  • générer des formulaires dynamiques personnalisés
  • choisir le ou les destinataires des soumissions de formulaires
  • générer des accusés de réception automatique
  • enregistrer les soumissions de formulaires

ADJOOMLA a par ailleurs conçu une bibliothèque de formulaires pour les mairies équipées du composant Joomladform. Ils seront disponibles prochainement en vente en ligne, si vous êtes d'ores et déjà intéressés par un « bundle » de formulaires Joomladform, merci de nous contacter.

Vous pouvez retrouver la liste des formulaires déjà disponibles en cliquant ici

Tous ces formulaires respectent les dispositions mentionnés ci-dessus et sont donc en parfaite conformité avec la SVE. Plusieurs nouveaux formulaires sont par ailleurs en cours de développement (demande d'autorisation d'occupation du domaine public, demande de bacs de tri, inscriptions transports scolaires / cantine...)